Pol铆ticas sistema integral de protecci贸n de datos personales (PDP)

Contenido

  1. Introducci贸n
  2. Datos de contacto de Tu Agencia de Seguros en su calidad de Responsable del Tratamiento
  3. Derechos de los Titulares de la Informaci贸n
  4. Deberes de Tu Agencia de Seguros en su Calidad de Responsable
  5. Finalidad de la Recolecci贸n de Datos Personales en la Compa帽铆a
  6. Pol铆ticas de Protecci贸n de Datos Personales
    1. Pol铆tica Superior para la Protecci贸n de Datos Personales
    2. Pol铆tica Tratamiento Datos Personales recolectados debido a la Pandemia (Covid-19)
    3. Pol铆tica para la Actualizaci贸n, Rectificaci贸n, Supresi贸n y Revocatoria de Datos Personales
    4. Tratamiento de los Datos de Imagen y Video mediante Sistemas de Videovigilancia
    5. Pol铆tica para el Tratamiento de Datos Personales provenientes de Terceros
    6. Pol铆tica tratamiento de Datos de los Menores
    7. Pol铆tica Tratamiento de los Datos Personales Sensibles
    8. Pol铆tica de Transferencia y Transmisi贸n de Datos Personales
    9. Pol铆tica Medidas de Seguridad y Protecci贸n de los Datos Personales
  7. Finalidades Tratamiento de Datos Personales 鈥 Clientes
    1. Finalidades B谩sicas – Clientes
    2. Finalidades Adicionales 鈥 Clientes

 

1-Introducci贸n

Bienprotec Ltda., en adelante Tu Agencia de Seguros, en aras de dar cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y dem谩s normatividad vigente, ha implementado el presente manual y los procedimientos correspondientes, con el fin de garantizar la adecuada Protecci贸n al Tratamiento de Datos Personales (en adelante 鈥淧DP鈥) de la contraparte (Clientes, Proveedores y Trabajadores), as铆 mismo, los procedimientos mediante los cuales garantice el ejercicio de los derechos de los titulares de la informaci贸n.

El presente manual interno de pol铆ticas y procedimientos, rige el comportamiento general que habr谩 de observar en todos sus 谩mbitos Tu Agencia de Seguros, en cumplimiento de las normas vigentes en la Rep煤blica de Colombia, relativas al Tratamiento de los Datos Personales que realizan los trabajadores, contratistas y encargados, para garantizar el derecho de H谩beas Data, el derecho a la autodeterminaci贸n informativa y el derecho a la intimidad.

2- Datos de contacto de Tu Agencia de Seguros en su calidad de Responsable del Tratamiento

Tu Agencia de Seguros es una Compa帽铆a de car谩cter comercial, domiciliada en la Carrera 7 # 156-68 Torre 3 Ofic 1103 de la ciudad de Bogot谩 D.C., tel茅fono de contacto聽(601) 7945785 o al correo electr贸nico聽servicio@bienprotec.com

3-Derechos de los Titulares de la Informaci贸n

Tu Agencia de Seguros de acuerdo a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, as铆 como toda la normatividad vigente, ha implementado en el presente manual el pleno cumplimiento del art铆culo 8 鈥淒erechos de los Titulares鈥, los cuales para efecto son:

  • Facilitar el conocimiento, la actualizaci贸n y rectificaci贸n de los Datos Personales de acuerdo con las reglas previstas en las normas aplicables.
  • Acatar, en los t茅rminos y condiciones previstos de la ley, las peticiones, las consultas, las quejas y los reclamos formulados por los Titulares de los Datos Personales.
  • Permitir la eliminaci贸n de Datos Personales respecto de los cuales no exista un deber legal o contractual que exija su permanencia en la base de datos.
  • Conserva prueba de la autorizaci贸n otorgada por los Titulares para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Informar de forma previa y expresa a los Titulares sobre el uso que la Compa帽铆a va a hacer de sus Datos Personales.
  • Entregar de forma gratuita en los t茅rminos establecidos en la ley, copia de los Datos Personales del respectivo Titular que son o hayan sido objeto de tratamiento.

 

4-Deberes de Tu Agencia de Seguros en su Calidad de Responsable

En calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales, Tu Agencia de Seguros acepta y reconoce que estos pertenecen 煤nica y exclusivamente a sus Titulares y que s贸lo ellos pueden disponer sobre los mismos, raz贸n por la que la Compa帽铆a, s贸lo har谩 uso de los mismos respetando la legislaci贸n vigente existente.

Tu Agencia de Seguros se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular de la informaci贸n, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de H谩beas Data.
  • Conservar copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci贸n otorgada.
  • Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la informaci贸n en los t茅rminos se帽alados por los art铆culos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 y del procedimiento establecido para tal fin.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Abstenerse de circular informaci贸n que est茅 siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Informar a trav茅s de su p谩gina web los nuevos mecanismos que implemente para que los Titulares de la informaci贸n hagan efectivos sus derechos.
  • Permitir el acceso a la informaci贸n 煤nicamente a las personas que tengan autorizaci贸n para el acceso de la misma.

 

5-Finalidad de la Recolecci贸n de Datos Personales en la Compa帽铆a

Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de Tu Agencia de Seguros, en calidad de Responsable y/o Encargado del mismo, se regir谩n por los par谩metros establecidos e informados a las partes interesadas, a trav茅s de las autorizaciones definidas para tal fin, velando por el uso adecuado y la seguridad de la informaci贸n.

En todo caso, Tu Agencia de Seguros, limita el uso de los Datos Personales a la relaci贸n espec铆fica que hay entre los respectivos Titulares y la Compa帽铆a y restringe el tratamiento a la esfera de lo expresamente autorizado por cada uno de ellos.

En estas condiciones, Tu Agencia de Seguros establece un alto est谩ndar de protecci贸n de los derechos de H谩beas Data, a la intimidad y a la autodeterminaci贸n informativa con el prop贸sito de establecer lazos de confianza entre los Titulares de la informaci贸n y la Compa帽铆a.

Tu Agencia de Seguros no har谩 uso de los Datos Personales que ha obtenido de los respectivos Titulares para prop贸sitos diferentes a los se帽alados al inicio de la relaci贸n contractual o comercial.

 

6-Pol铆ticas de Protecci贸n de Datos Personales

La presente pol铆tica entra en vigencia el 15 de diciembre de 2020 actualizando los documentos que se haya implementado con anterioridad en Tu Agencia de Seguros, en lo relacionado a la Protecci贸n de Datos Personales.

Se establecen las siguientes directrices para la gesti贸n del Sistema en la Compa帽铆a:

 

6.1 Pol铆tica Superior para la Protecci贸n de Datos Personales

Tu Agencia de Seguros, dando cumplimiento con la normatividad vigente para la Rep煤blica de Colombia, impartida por los entes reguladores referente a la Protecci贸n de Datos Personales y ejerciendo el debido tratamiento de los mismos, de acuerdo a los principios, derechos y deberes de los Titulares de la informaci贸n, as铆 como para los procedimientos de recolecci贸n, mantenimiento, uso, atenci贸n de solicitudes y disposici贸n final de los Datos Personales en las bases de datos, ha implementado medidas de seguridad de la informaci贸n, reconociendo la importancia de los mismos, ratificando el compromiso de la Compa帽铆a en incrementar los est谩ndares de protecci贸n; lo anterior, con el fin de garantizar a la Contraparte (Accionistas, Clientes, Trabajadores y Proveedores), el tratamiento id贸neo de su informaci贸n , de acuerdo a su naturaleza, tal y como lo define la Ley 1581 de 2012. Por lo anterior, se solicitar谩 a los titulares de la informaci贸n de manera previa y expresa la autorizaci贸n para el Tratamiento de Datos Personales mediante la p谩gina web de la Compa帽铆a (Clientes), as铆 como el diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin (Proveedores y Trabajadores) y les dar谩 a conocer las finalidades de dicho tratamiento.

 

6.2 Pol铆tica Tratamiento Datos Personales recolectados debido a la Pandemia (Covid 19).

Tu Agencia de Seguros, de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Salud y Protecci贸n Social, ha implementado Protocolos de Bioseguridad de obligatorio cumplimiento para las contrapartes (Trabajadores, Clientes y Proveedores) que ingresen a las instalaciones de la Compa帽铆a, de igual forma para aquellos que se encuentran en 鈥淭rabajo en Casa鈥.

En el desarrollo de estos protocolos, los titulares suministran informaci贸n relacionada con su estado de salud, que son catalogados como Datos Sensibles; por lo anterior, y dando cumplimiento al deber de informar la finalidad de la recolecci贸n de los datos, la Compa帽铆a les notifica que la informaci贸n suministrada es tratada 煤nicamente con el fin de prevenir, tratar y mitigar la propagaci贸n del virus Covid-19, una vez cumplida est谩 finalidad, los datos ser谩n suprimidos de las bases f铆sicas y digitales de la Compa帽铆a.

 

6.3 Pol铆tica para la Actualizaci贸n, Rectificaci贸n, Supresi贸n y Revocatoria de Datos Personales

Tu Agencia de Seguros, dando cumplimiento a los derechos de los Titulares de la informaci贸n, atender谩 todas aquellas solicitudes de actualizaci贸n y rectificaci贸n de los datos, con el fin de que la informaci贸n contenida en las bases ser谩 veraz, evitando as铆 informaci贸n parcial, inexacta, incompleta o fraccionada que induzca a error.

En los casos de supresi贸n y/o revocatoria de los datos, se realizar谩 siempre y cuando el Titular no tenga ning煤n deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos. Cuando la revocatoria de la informaci贸n sea tipo parcial, es decir, solo aplique para algunas de las finalidades de dicho tratamiento, la Compa帽铆a podr谩 seguir utilizando los datos para las dem谩s finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.

 

6.4 Tratamiento de los Datos de Imagen y Video mediante Sistemas de Videovigilancia

Tu Agencia de Seguros con el fin de garantizar la seguridad de las personas y bienes materiales al interior de la Compa帽铆a, ha implementado un sistema de videovigilancia por medio del cual se realiza la supervisi贸n y monitoreo de las actividades diarias, sin tener un impacto en la privacidad de las personas; por lo anterior y teniendo en cuenta que de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la imagen captada mediante fotograf铆as y video, es considerada un dato personal, la Compa帽铆a ha adoptado las medidas t茅cnicas, humanas y de seguridad efectivas y pertinentes para garantizar los derechos de los Titulares de la informaci贸n, quienes son informados del registro y, del prop贸sito, el cual es 煤nicamente administrativo, de seguridad y disciplinarios.

 

6.5 Pol铆tica para el Tratamiento de Datos Personales provenientes de Terceros

Tu Agencia de Seguros, s贸lo acudir谩 a Datos Personales obtenidos por otros Responsables cuando haya realizado la verificaci贸n, que estos Responsables cuentan con la autorizaci贸n de los Titulares para brindar su informaci贸n y hacer uso de los mismos a terceras personas, para los fines requeridos por la Compa帽铆a.

 

6.6 Pol铆tica tratamiento de Datos de los Menores

Dada la naturaleza de estos datos, Tu Agencia de Seguros velar谩 por el uso adecuado de los mismos, asegurando la protecci贸n de los derechos fundamentales de los ni帽os, ni帽as y adolescentes; raz贸n por la cual, restringe el tratamiento de dichos datos a lo estrictamente indispensable; por lo anterior, se solicita el consentimiento previo y expreso de los Titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes), informando la finalidad exclusiva de su tratamiento.

 

6.7 Pol铆tica Tratamiento de los Datos Personales Sensibles

Tu Agencia de Seguros, dar谩 Tratamiento a los Datos Personales sensibles, de acuerdo con las siguientes reglas:

  • El Tratamiento de los Datos Personales sensibles por parte de Tu Agencia de Seguros, es manifiestamente excepcional y se restringe a los estrictamente necesarios para satisfacer sus necesidades comerciales o para las obligaciones asociadas a su operaci贸n y funcionamiento.
  • El Titular deber谩 otorgar su consentimiento previo y expreso para el tratamiento, excepto cuando (i) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho, en un proceso judicial, (ii) el Tratamiento tenga una finalidad hist贸rica, estad铆stica o cient铆fica, en este 煤ltimo caso, la compa帽铆a adoptar谩 las medidas conducentes a la supresi贸n de identidad de los Titulares, y (iii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el inter茅s vital del Titular y 茅ste se encuentre f铆sica o jur铆dicamente incapacitado.
  • Los Titulares recibir谩n de forma previa informaci贸n suficiente sobre la raz贸n y finalidades por la cual la Compa帽铆a, procesa dicha informaci贸n. Igualmente, se les indicar谩 de forma previa y espec铆fica que la entrega de la informaci贸n sensible es voluntaria.

 

6.8 Pol铆tica de Transferencia y Transmisi贸n de Datos Personales

Tu Agencia de Seguros realizar谩 la transmisi贸n y/o transferencia de los Datos Personales siempre y cuando el titular haya otorgado su autorizaci贸n previa y cuando as铆 se requiera, a sus aliados estrat茅gicos, esta transmisi贸n y/o transferencia quedar谩 formalizada por medio de un documento contractual; adicionalmente, la Compa帽铆a velar谩 por el cumplimiento de las pol铆ticas de PDP de Tu Agencia de Seguros; es importante mencionar que este procedimiento es puesto en conocimiento del Titular, al momento de firmar la autorizaci贸n para el tratamiento de sus datos personales.

En lo referente a la Transferencia Internacional de Datos, la Compa帽铆a deber谩 verificar que el pa铆s receptor, cuente con niveles adecuados de protecci贸n de datos para la informaci贸n.

 

6.9 Pol铆tica Medidas de Seguridad y Protecci贸n de los Datos Personales

En Tu Agencia de Seguros, el respeto de la privacidad y de la seguridad de los datos de los Clientes, Proveedores y Trabajadores es fundamental, conscientes de la confianza que depositan en la Compa帽铆a al requerir los servicios, se han implementado todas las medidas de seguridad necesarias, para proteger los datos.

La Compa帽铆a, brindar谩 todas las medidas humanas y t茅cnicas a su alcance, con el fin de evitar la copia, adulteraci贸n, consulta indebida o eliminaci贸n de los Datos Personales tratados, contrarrestando as铆 la posibilidad de que la informaci贸n a cargo de la Compa帽铆a, sea utilizada sin autorizaci贸n o de manera fraudulenta. Todas estas medidas se encuentran descritas de forma detallada, en las Pol铆ticas de Seguridad de la Informaci贸n.

 

7-Finalidades Tratamiento de Datos Personales 鈥 Clientes

Tu Agencia de Seguros, realizar谩 el Tratamiento de datos de los Clientes con el prop贸sito de prestar los servicios adecuadamente, de conformidad con el objeto social de la Compa帽铆a; la informaci贸n obtenida ser谩 utilizada para el desarrollo de la labor comercial; con el fin de obtener el consentimiento claro, previo, expreso e informado, salvo las excepciones legales de los Clientes, la Compa帽铆a ha dispuesto las finalidades y autorizaci贸n para el tratamiento de Datos Personales mediante la p谩gina web www.tuagenciadeseguros.co en el aviso 鈥淧ol铆ticas Protecci贸n de Datos鈥.

7.1 Finalidades B谩sicas – Clientes

  1. Mantener el contacto que exige la respectiva relaci贸n comercial y realizar todas las actividades y gestiones asociadas a su desarrollo.
  2. Velar por la adecuada atenci贸n de las necesidades y requerimientos en calidad de cliente, sea que ello se surta directamente a trav茅s de Tu Agencia de Seguros o de terceros, nacionales o extranjeros, quienes, en todo caso, deber谩n quedar obligados a las finalidades y condiciones establecidas en esta autorizaci贸n.
  3. Realizar labores de cobranza, por s铆 o por medio de terceros contratados para el efecto, a trav茅s de visita, mensajes de texto, mensajes de voz, correos f铆sicos y electr贸nicos y de medios telef贸nicos y/o presenciales.
  4. Hacer entrega de los datos personales a las autoridades nacionales que los soliciten en ejercicio de sus funciones.
  5. Acudir a otras fuentes de informaci贸n, con el fin de verificar que los datos que he suministrado ante Tu Agencia de Seguros son veraces, completos, exactos y actualizados y acudir peri贸dicamente a dichas fuentes de informaci贸n en aras de actualizar y completar dicha informaci贸n.
  6. Dar cumplimiento a las obligaciones fiscales y administrativas y, en general, atender la operaci贸n ordinaria de Tu Agencia de Seguros.
  7. Valorar el riesgo crediticio de los deudores y avalistas y reportar la informaci贸n relativa al desarrollo de los respectivos contratos a las centrales de riesgo, todo lo cual se adelantar谩 en las condiciones establecidas en la Ley 1266 de 2008.
  8. Llevar registro de las situaciones en las cuales se defrauda o se intenta defraudar a Tu Agencia de Seguros, por cualquier medio y/o a trav茅s de la suplantaci贸n de los titulares, o alteraci贸n de documentos.
  9. Actualizar, verificar, validar y complementar los datos personales objeto de tratamiento.

 

7.2 Finalidades Adicionales 鈥 Clientes

En adici贸n a lo anterior, otorgo con mi consentimiento previo, expreso e informado a Tu Agencia de Seguros, para que mis datos personales cuyo tratamiento he autorizado, sean utilizados para las siguientes finalidades adicionales:

  1. Realizar actividades de promoci贸n y marketing en relaci贸n con bienes y/o servicios adicionales a los que he adquirido.
  2. Conservar los datos personales m谩s all谩 del t茅rmino legal necesario en aras de mantener el contacto comercial.
  3. Identificar las necesidades, gustos y preferencias en relaci贸n con mis h谩bitos de consumo de bienes y de servicios.
  4. Realizar cruce de mis datos personales, en aras de identificar mi perfil comercial y comportamiento crediticio.
  5. Compartir y/o ceder mis datos personales con sus aliados comerciales radicados en Colombia o en el extranjero, personas jur铆dicas que tienen calidad de filiales, subsidiarias, vinculadas o de matriz, en el entendido de que Tu Agencia de Seguros, implementar谩 mecanismos de control, de forma tal que el uso de la informaci贸n compartida o cedida se ajuste a las finalidades y condiciones establecidas en esta autorizaci贸n.
    Para efectos de lo autorizado, de acuerdo con las finalidades descritas en los literales j) a n), indico que podr茅 ser contactado a trav茅s de los siguientes medios de comunicaci贸n:
    – Tel茅fono Fijo, Tel茅fono Celular, Mensajes de Texto, Direcci贸n Electr贸nica, Direcci贸n F铆sica.

Esta autorizaci贸n se suscribe en el entendido que gozo de la facultad de revocar en cualquier momento la autorizaci贸n que he otorgado para cualquiera de los componentes establecidos en los literales j) a n) y a que gozo, igualmente en relaci贸n con dichos literales, de modificar, adicionar o suprimir cualquiera de los canales de comunicaci贸n mencionados.

Declaro que he recibido informaci贸n previa, expresa y suficiente en relaci贸n con: (i) la pol铆tica de tratamiento de datos implementada por Tu Agencia de Seguros; (ii) el contenido de los datos personales objeto de tratamiento, incluyendo datos sensibles como los biom茅tricos; (iii) las finalidades del tratamiento; (iv) los derechos y mecanismos de los que dispongo para conocer, actualizar, corregir y revocar los datos personales; (v) el car谩cter facultativo de responder y suministrar mis datos sensibles, los cuales suministro y autorizo de forma voluntaria su tratamiento, (vi) el lugar de consulta y el contenido de la Pol铆tica de Tratamiento de Informaci贸n de Tu Agencia de Seguros.

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